המשאב-היקר-ביותר-הזמן

Share on facebook
Share on whatsapp
Share on email
Share on print

המשאב-היקר-ביותר-הזמן

מרבית האנשים חושבים, שאם הם מנהלים יומן, אז הם גם מנהלים זמן.

זוהי טעות נפוצה, ובעצם רק % קטן באוכלוסייה מצליח באמת לנהל את עצמו בזמן ולא להתנהל לפי תכניות של אנשים אחרים.

נחשוף כאן 5 כללים שיסייעו לכם לעשות את הצעדים הראשונים בלקיחת אחריות על הזמן שלכם וניהול אפקטיבי של עצמכם בזמן.

כלל מס' 1: כתוב את היעדים שלך!

לפני הכל ועל מנת שנוכל באמת לנהל את עצמנו בזמן, אנחנו חייבים להבין מהם היעדים שלנו.

לדוגמא: אם היעד העסקי שלי הוא מחזור של מיליון ₪ בשנה, אני יכול לגזור ממנו את הפעולות שאני צריך לעשות ברמה השנתית, רבעונית, חודשית, שבועית ויומית בכדי להגיע אליו.

זה הכלל הבסיסי והחשוב ביותר לניהול זמן אפקטיבי.

כלל מס' 2: הבן את המרכיבים של העסק שלך…

לפני שמחליטים על המשימות של העסק ובעל העסק, אנחנו צריכים להבין מהם המרכיבים של העסק ומה התפקיד של כל מרכיב בתכנית ההגעה אל היעד.

מרכיבי העסק יכולים להיות – מוצר וניהול מוצר, שירות לקוחות, מכירות, שיווק, ניהול ובקרה, הנהלת חשבונות ועוד.

נחזור לדוגמא הקודמת: אם היעד הוא מיליון ₪ בשנה, כמה מוצרים צריך למכור בשנה/רבעון/חודש/שבוע? מה יחס ההמרה הדרוש במעמד המכירה? כמה לידים צריך מרכיב השיווק להכניס? מה פעולות הניהול והבקרה שצריך לעשות? כמה זמן בשבוע נדרש להנהלת חשבונות?…

בשלב הזה פשוט רושמים את כל הפעולות הנדרשות בכל מרכיב של העסק, מבלי לסנן או לתעדף.

כלל מס' 3: "האבנים הגדולות"

מי שלא מכיר את המשל, מוזמן לעשות חיפוש קצר בגוגל.

כאן אנחנו נחלק את המשימות בעסק ל- 4 "רביעים"

רביע 1 – חשוב ודחוף

רביע 2 – חשוב ולא דחוף

רביע 3 – לא חשוב, אבל דחוף

רביע 4 – לא חשוב ולא דחוף

המיקום של המשימות משתנה מאדם לאדם ומעסק אחד לאחר.

לדוגמא: בעסק אחד תשלום חשבונות יכול להיות חשוב ודחוף ובעסק אחר הוא יכול להיות חשוב אבל לא דחוף.

בעסק אחד – שיטוט בפייסבוק יכול להיות לא חשוב ולא דחוף, ובעסק אחר חשוב אבל לא דחוף וכו'.

המטרה שלנו היא לשאוף לעשות בעיקר פעולות ברביע 2!!

כמובן שיש משימות שנמצאות ברביע 1, אך אנחנו רוצים לטפל בהן מהר ולעבור לרביע 2 ובאופן כללי לדאוג לטפל במשימות כשהן עוד ברביע 2 והרבה לפני שהן מגיעות לרביע 1.

מה לגבי רביע 3 ורביע 4? אתם בוודאי שואלים… זה מוביל אותנו לכלל הבא.

כלל מס' 4: המילה החשובה ביותר לבעל עסק…

המילה החשובה ביותר לבעל עסק היא "לא". פשוט אמרו "לא" למשימות ברביע 3 ורביע 4 והשאירו אותן מחוץ ליומן שלכם!

זה לעיתים לא נעים, אבל מה יותר חשוב? להיות נחמד או לעמוד ביעדים שלך? אתה מחליט!

כלל מס' 5: החלט באיזה כובע אתה הולך להיות בכל זמן

אחרי שהבנתם מהן המשימות שאתם רוצים להכניס ליומן, סדרו אותן לפי "כובעים" – כובע המכירות דורש להיות קשוב ויצירתי, כובע הנהלת החשבונות דורש להיות מדויק ומרוכז וכו'…

סדרו את המשימות במקבצים ביומן לפי הכובעים שלהן, כך שלא תצטרכו להחליף כובעים לעיתים קרובות מדי… החלפת כובעים מהירה היא מאד לא יעילה לניצול אפקטיבי של הזמן וגם פוגעת באיכות הביצוע.

סדרו משימות מרכזיות ומשימות מחזוריות ברמה השבועית, חודשית, רבעונית ושנתית, אבל הקפידו לתכנן את עיקר המשימות שלכם ברמה השבועית – זוהי יחידת זמן מספיק קטנה כדי להיות ממוקדים ומספיק גדולה כדי לכוון אותה לתכנית וליעד שלכם.

דאגו לתכנן את השבוע שלכם כבר במוצ"ש כך שתדעו מה אתם הולכים לעשות בשבוע הקרוב ואיך אתם הולכים לקדם את העסק שלכם ליעד השנתי, ויותר חשוב מכך – תדעו מה אתם לא הולכים לעשות ויהיה לכם ברור לאיזה משימות אתם הולכים לומר "לא".

ליטל גדעוני אשטמקר